Ventas y caja

Órdenes, comandas y cocina

Si tu negocio trabaja el pedido antes de entregarlo (una cocina, un taller, una lavandería), una orden es el registro de "esto está en proceso", separado de "esto ya se cobró". Podés tomar el pedido, mandarlo a tu equipo, y cobrarlo recién cuando esté listo o cuando el cliente se va.

Antes de empezar

Este módulo aplica si tu negocio tiene mesas o pedidos que pasan por una etapa de trabajo antes de entregarse. Si vendés de mostrador sin ese paso, no necesitás usar órdenes: cobrás directo (ver Cómo cobrar una venta en la caja).

Tomar una orden

En la caja, cambiá el modo de venta a "Orden" desde el selector de modo.
Agregá los productos que pidió el cliente, igual que armarías cualquier venta.
Si el pedido es de una mesa, entrá desde Espacios y mesas — la orden queda asociada a esa mesa automáticamente.
Confirmá y enviá el pedido. Se manda a la pantalla de cocina y, si la caja imprime comandas, sale la comanda de cada puesto (por ejemplo, las bebidas en la barra y los platos en la cocina). Más abajo, en "Barra, cocina y sushi", está cómo armarlo.

Para que la caja imprima las comandas

La comanda se imprime sola al enviar una orden cuando se cumplen las dos cosas:

En la caja, en Menú › Ajustes, está prendido Orden a impresión. Se configura en cada caja: con el interruptor apagado, esa caja no imprime comandas.
La caja tiene al menos una impresora con el documento Pedido / Comanda asignado. Las impresoras se configuran desde la caja (Menú › Impresoras) o desde el panel (Configuración › Impresoras, eligiendo la caja); ver Cómo configurar impresoras y plantillas de impresión.

Sirven impresoras conectadas a la caja (USB, Bluetooth, red, Punto Print) o las de la estación de impresión de la sucursal (tipo Servidor de impresión), por ejemplo para que la comanda que toma un mozo desde el teléfono salga en la cocina. Las conectadas a la caja imprimen la comanda también sin internet; las de la estación necesitan conexión.

Algunos detalles:

La comanda sale en todas las impresoras con Pedido / Comanda, tengan o no Auto-imprimir al cerrar venta (ese interruptor es para los comprobantes de venta).
Cada impresora la imprime con su plantilla (la de General › Plantilla). Para que salga con el diseño de comanda, la impresora de la cocina tiene que tener una plantilla de tipo Orden de trabajo.
Si cambiás una orden ya enviada (agregás, anulás o cambiás productos), sale un aviso de modificación con esos productos marcados como AGREGADO, ANULADO o CAMBIO. Usa una plantilla de tipo Modificación de comanda si la tenés.
Si una impresora tiene Abrir cajón monedero al imprimir, el cajón se abre también con cada comanda.
Para reimprimir, en la orden elegí Reimprimir comanda y la impresora en ¿En qué impresora?.
Si falla, la caja avisa "N impresora(s) no imprimieron la comanda: …" con el motivo: está explicado en Mensajes de impresión en la caja y qué hacer.

La orden no cobra nada en este paso — solo registra qué se pidió y lo manda al equipo.

Qué ve cocina

Cada pedido enviado aparece en la pantalla de cocina y avanza por etapas a medida que el equipo lo trabaja. Los nombres que vienen de fábrica son: Pendiente (un pedido de la tienda online que todavía no aceptaste), Abierta (la estás armando), En espera (enviada, nadie la empezó), En proceso (la están trabajando), Listo (o Enviado, si la orden es de envío), En camino, Entregada, Cobrada y Cancelada. Una orden pasa sola a En proceso cuando la pantalla de cocina marca su primer producto; sin pantalla de cocina, cambiás la etapa a mano.

Todo lo que agregás al pedido en la caja llega a la pantalla de cocina y a la comanda impresa: las etiquetas de la orden arriba de la comanda, la nota de la orden y, debajo de cada producto, su nota y sus etiquetas. Si cambiás las etiquetas de una orden después de enviarla, la pantalla de cocina se actualiza sola.

Barra, cocina y sushi: cada puesto ve solo lo suyo

Si tenés varios puestos, cada pantalla de cocina y cada impresora de comandas puede quedarse solo con las categorías que le tocan. Una orden con una gaseosa, una milanesa y un roll sale partida: la barra ve e imprime solo la gaseosa, la cocina solo la milanesa y el sushi solo el roll.

En cada pantalla de cocina, tocá el engranaje (Ajustes del KDS) y en Categorías agregá las de ese puesto: en la barra, Bebidas; en la cocina, Platos y Postres; en el sushi, Sushi. También lo podés hacer a distancia desde el panel, en Configuración › Dispositivos: en la fila de la pantalla, ⋯ › Categorías.
En cada impresora de comandas hacé lo mismo, en su pestaña Categorías: desde la caja (Menú › Impresoras › Editar) o desde el panel en Configuración › Impresoras (ver impresoras).

Cómo se reparte:

Una pantalla sin categorías muestra todo. Sirve para quien arma y despacha.
Una orden que no tiene nada de las categorías de una pantalla no aparece en ella, y una impresora sin nada suyo no imprime.
Si una categoría está en dos puestos (por ejemplo, Postres en la cocina y en la barra), sale en los dos.
Los extras de un producto (por ejemplo, "+ Queso") van siempre con su producto, al mismo puesto.
El envío nunca va a cocina.
En cada pantalla, una comanda sale del tablero cuando están listos sus productos: si la cocina terminó, la barra la sigue viendo hasta terminar lo suyo.

La configuración de cada pantalla se guarda en Punto, no en la tablet: si la reinstalás o la cambiás por otra, vuelve con lo que tenía. Sin conexión, la pantalla sigue con lo último que tenía y guarda tus cambios cuando vuelve la red.

Colores de las comandas

El reloj de cada comanda muestra cuánto hace que llegó (pasado un día, en días: "2d 4h"). El color sale de la hora en que esperás tenerla lista: se pone ámbar cuando falta poco (por defecto, 5 minutos; se cambia en Ajustes del KDS › Avisar antes de la hora estimada) y roja cuando la pasa sin estar lista, igual que Demorada en la caja. Si no configuraste ningún tiempo, el reloj no toma color.

Dos filas de comandas

En pantallas altas, en Ajustes del KDS elegí Filas: 2. La pantalla muestra dos filas de comandas, cada una a media altura, y Comandas por fila define cuántas entran a lo ancho (por ejemplo, 4 por fila y 2 filas = 8 comandas por página). Si una comanda tiene muchos productos, se desplaza dentro de su tarjeta sin tapar la de abajo.

Hora estimada y órdenes demoradas

Cada orden sabe a qué hora va a estar lista, contado desde que se envía: el tiempo de proceso del artículo que más tarda o, si ningún artículo tiene tiempo cargado, el tiempo promedio hasta que un pedido está listo, que configurás en Módulos › Órdenes y envíos (el campo viene vacío: si no lo cargás, se usa una hora aproximada de 60 minutos que nunca cuenta como demora). El detalle de la orden muestra Listo aprox. con esa hora, y el cliente la ve en su link de seguimiento.

Una orden está Demorada solo si pasa la hora que vos esperabas:

Si tiene fecha de entrega, esa fecha manda: antes de esa fecha nunca está demorada. Si la fecha no tiene hora, vale el día entero.
Si no, la hora estimada, siempre que salga de algo que configuraste: el tiempo de proceso de sus artículos, los minutos que pusiste al aceptarla o el tiempo promedio que cargaste en el módulo.
Si no configuraste ningún tiempo, la orden nunca se marca demorada: solo se ve cuánto tiempo pasó. Así, una lavandería o un taller, donde un pedido tarda días, no ve todo en rojo.

Cuando una orden pasa esa hora y todavía no está lista, el estado de la tarjeta, del listado y del detalle se pinta en rojo con Demorada (por ejemplo, "En proceso · Demorada"), y la pantalla de cocina, el mapa de órdenes y el tablero de inicio la cuentan igual. Es solo un aviso: la orden sigue en su etapa. Deja de estar demorada apenas la marcás lista.

Cuándo una orden queda Cobrada

Una orden se cierra (pasa a Cobrada) cuando está cobrada y entregada, sin importar qué pasó primero ni quién la marcó: la caja, la pantalla de cocina, la pantalla de mozos o la app del repartidor.

Si se cobró antes ("Orden en venta" o un envío pagado por adelantado), queda cobrada y sigue su camino; se cierra sola apenas la marcan Entregada.
Si se entregó antes, se cierra al cobrarla.
Cobrar en la caja una orden de mesa, de mostrador o de retiro la da por entregada: se cierra en ese momento, como siempre.
Un envío cobrado antes de salir sigue en la lista del repartidor y en el seguimiento del cliente hasta que se entrega; ahí el cliente ve Entregado.

Cambiar la etapa de una orden a mano

En Caja › Órdenes, tocá ⋯ al lado de Cobrar (en la tarjeta, en el detalle de la orden o en la fila del listado) y elegí la etapa en Cambiar estado. La etiqueta con la etapa que se ve en la orden solo informa: la etapa se cambia desde ese menú.

Entre En espera, En proceso, Listo, En camino (solo en una orden de envío) y Entregada podés ir a cualquiera, hacia adelante o hacia atrás. Si marcaste una orden por error, la volvés a la etapa que corresponde. Cada cambio queda en el historial de la orden con quién lo hizo.

Una orden ya aceptada no vuelve a Pendiente: si no va, se cancela.
Una orden Cobrada o Cancelada ya no cambia de etapa. Marcar Entregada una orden que ya se cobró la cierra.
Volver a Listo una orden que marcaste Entregada no le avisa de nuevo al cliente: ya se le avisó la primera vez.
Los productos de la orden quedan como los marcó la cocina. Si después la cocina marca un producto, la orden toma la etapa que corresponde a sus productos.

Una orden cancelada necesita que se indique el motivo — queda registrado en el historial del pedido.

Cambiar el nombre de las etapas

Si en tu negocio las etapas se llaman de otra forma (por ejemplo, "En el horno" en vez de "En proceso"), podés renombrarlas:

Entrá a Configuración › POS › Órdenes.
Buscá la sección Etapas de las órdenes. Cada etapa muestra su nombre de fábrica y un campo para escribir el tuyo (hasta 24 caracteres).
Escribí los nombres nuevos en las etapas que quieras cambiar y dejá vacías las demás.
Tocá Guardar.

El nombre nuevo se ve en todos lados donde aparece la etapa: la caja, la pantalla de cocina, la pantalla para clientes, el panel y los reportes de órdenes. Solo cambia el nombre: las etapas, su orden y cómo avanza un pedido siguen siendo los mismos. La excepción es la pantalla de estado de pedidos que miran tus clientes: siempre dice En proceso y Listo.

Para volver a los nombres de fábrica, tocá Restablecer y después Guardar.

Cuánto tiempo hay para anular algo de una comanda

En Configuración › POS › Órdenes, Minutos para anular una comanda define cuánto tiempo tiene el cajero para deshacer algo ya cargado: sacar un ítem, cancelar la orden entera o cancelar una mesa. En 0 no hay límite.

El tiempo se cuenta desde que se cargó el ítem, se abrió la orden o se abrió la mesa, según el caso. Pasado ese tiempo, la anulación la tiene que hacer un encargado con su usuario; el cajero ve el motivo en pantalla.

Cobrar una orden

Cuando el pedido está listo para cobrarse (el cliente lo retira, la mesa pide la cuenta, etc.):

Entrá a Caja › Órdenes.
Buscá el pedido y elegí Cobrar.
Se abre el flujo normal de cobro con los productos de la orden ya cargados (ver Medios de pago y pagos combinados).

Varias órdenes en una sola factura

Si cobrás una orden y después otra, la segunda se suma al mismo cobro: sale una sola factura por el total. Sirve, por ejemplo, para facturar a fin de mes todas las órdenes de un cliente.

También podés hacerlo desde el cliente: en la caja, tocá su nombre (en el carrito o en cualquier orden) para abrir su ficha y entrá a Órdenes. Cada orden muestra lo que lleva; elegí Cobrar en una, o Cobrar todas para sumar al cobro todas las que están sin cobrar en las fechas elegidas.

Si el cliente necesita el detalle aparte (por ejemplo, porque la factura sale resumida), desde esa misma pestaña elegí Imprimir cuenta: sale la cuenta de todas sus órdenes sin cobrar de esas fechas, con sus datos. Imprimila antes de cobrar, porque una orden ya cobrada no entra en la cuenta.

Imprimir la cuenta de un pedido

Antes de cobrar podés darle al cliente el detalle de lo que consumió: en Caja › Órdenes, en el pedido, elegí Imprimir cuenta. Sale el listado de productos con su cantidad y el total.

No es un comprobante de pago ni reemplaza a la factura, y no lleva numeración: es para que el cliente revise antes de pagar. Un pedido cancelado o ya cobrado no la ofrece — cuando ya se cobró, lo que corresponde es el comprobante.

Para que salga hay que configurarla primero, como cualquier documento: una plantilla de tipo Pre-cuenta y una impresora con ese documento asignado (ver Impresoras y plantillas de impresión). Si no está configurada, te avisamos y no se imprime nada.

Si el pedido es de una mesa, conviene usar Pedir cuenta desde Caja › Espacios: ahí sale la cuenta de la mesa entera, con todas sus rondas juntas, y además queda marcada en el plano (ver Espacios y mesas).

Cobrar primero, preparar después

También podés hacerlo al revés: cobrar la venta normalmente y que esos mismos productos vayan solos a cocina. Útil en mostrador cuando el cliente paga antes de que se prepare su pedido. Se activa con Orden en venta en el menú de Ajustes de la caja: con la opción prendida, cada venta genera su orden al cobrarla y sale su comanda, sin tocar nada más. Funciona también sin conexión: la orden viaja con la venta y llega a cocina apenas vuelve la conexión.

Si estás cobrando una orden o una mesa que ya existían, no se genera otra: ese pedido ya tiene la suya.

Con Orden en venta activada, en la venta aparecen también MOSTRADOR, RETIRO y ENVÍO, a continuación de CRÉDITO, INTERNO e IVA. Elegí cómo se entrega el pedido antes de cobrar:

Tocá ENVÍO, elegí el cliente y la dirección de entrega.
La caja agrega sola el costo de envío que corresponde a esa dirección (ver Costo de envío por distancia), así que la factura ya lo incluye.
Cobrá: la orden sale como envío, con la dirección del cliente, y aparece en el tablero de envíos y en el seguimiento del pedido.

En el mismo aviso verde de ¡Venta confirmada! tenés las acciones de esa orden:

Seguimiento: mandale al cliente el link del pedido por WhatsApp o compartilo (ver Seguimiento del pedido por link).
Repartidor (solo en un envío): asigná quién lo lleva. Si tenés permiso, desde ahí también das de alta un repartidor nuevo y le mandás el link de su app.
⋯: ver la orden, reimprimir la comanda, cambiar su estado, etiquetas o cancelarla — lo mismo que en la lista de órdenes.

Sin conexión, Seguimiento funciona igual; Repartidor y el resto se habilitan cuando la orden llega al servidor (desde Caja › Órdenes).

Si estás cobrando un pedido que ya existía, estos botones se ven pero no se pueden tocar: ese pedido ya tiene su forma de entrega.

Si la orden no se pudo generar

La venta queda cobrada igual. En ¡Venta confirmada! ves el motivo y, en el lugar del ⋯, el botón Reintentar: tocalo cuando lo resuelvas y la orden sale a cocina con su comanda. Podés tocarlo las veces que quieras, nunca se crea una orden repetida.

Si cerraste el aviso, la venta aparece arriba de todo en Caja › Órdenes y en Reportes › Órdenes › Listado como Venta … sin orden, con su Reintentar. La caja además lo vuelve a intentar sola cada tanto, así que una venta cobrada sin conexión no se queda sin su orden.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tomar un pedido sin conexión a internet? Sí. La orden se guarda en la caja en el momento con su número, la comanda sale en las impresoras de la caja al instante y la orden llega a las pantallas de cocina apenas vuelve la conexión. Ver la lista de órdenes, cambiar el estado, editar o cancelar una orden necesita conexión. Si tu cocina trabaja solo con la pantalla (sin comanda impresa), mientras no haya conexión la pantalla no recibe las órdenes nuevas.

¿Qué número tiene la orden? Cada caja numera sus órdenes ella misma, en una numeración que sigue siempre (no vuelve a empezar sola cada día). Si querés que empiece de nuevo o que salte a un número, entrá a la sucursal en Configuración › Sucursales, pestaña Cajas, editá la caja y cambiá Próxima orden. Si en la sucursal hay más de una caja tomando órdenes, el número lleva delante la letra de la caja (por ejemplo A12 y B12) para que no se confundan; con una sola caja ves solo el número.

¿Puedo agregar más productos a un pedido ya enviado? Sí, podés seguir agregando pedidos nuevos a la misma mesa o al mismo cliente; cada envío nuevo llega a cocina por separado.

¿Qué pasa si cancelo un producto que ya está en proceso? Tenés que indicar el motivo de la cancelación. Queda visible en el historial del pedido para quien necesite revisarlo después.

¿Por qué una comanda no aparece en la pantalla de la barra? Porque no tiene ningún producto de las categorías de esa pantalla. Revisá sus categorías en Ajustes del KDS y la categoría del producto en el catálogo.

¿Puedo agregar o quitar etapas? No. Podés cambiarles el nombre, pero las etapas son siempre las mismas y en el mismo orden.