Ventas y caja

Espacios y mesas

Si tu negocio tiene mesas físicas (un salón, una barra, un patio), Espacios te deja ver de un vistazo qué mesa está libre, cuál está ocupada y cuál ya pidió la cuenta — y ese estado es el mismo sin importar desde qué caja lo mires.

Antes de empezar

Necesitás tener el plano de tu salón armado en Módulos › Espacios, con tus mesas y sectores cargados. Una vez armado, se opera desde Caja › Espacios.

Espacios necesita conexión: otra caja o un mozo pueden haber cargado pedidos en la misma mesa, y sin conexión la cuenta podría salir incompleta. Más abajo, en Mesas sin conexión, está el detalle.

Abrir una mesa y tomar pedidos

Entrá a Caja › Espacios. Vas a ver el plano con cada mesa en su estado: libre, ocupada o con la cuenta pedida.
Tocá una mesa libre para abrirla.
Tomale los pedidos como una orden normal (ver Órdenes, comandas y cocina) — quedan asociados a esa mesa.
Podés seguir agregando pedidos nuevos mientras la mesa esté abierta, aunque ya hayan pedido la cuenta: eso no bloquea nada, solo es una señal para la caja.

Opcionalmente podés ponerle un nombre a la mesa abierta (por ejemplo "los del cumpleaños") para reconocerla de un vistazo sin tener que abrirla.

Llevarle la cuenta a la mesa

Cuando el cliente pide la cuenta, tocá Pedir cuenta en la mesa. Eso hace dos cosas de una: deja la mesa marcada en el plano como "cuenta pedida", para que el resto del equipo lo vea, e imprime la cuenta para que se la lleves (si la tenés configurada — ver más abajo).

La cuenta lista todo lo consumido en la mesa, con la cantidad de cada producto y el total. Si el mismo producto se pidió en varias rondas, aparece en un solo renglón con la cantidad sumada.

Es un papel para que el cliente revise lo que consumió: no es un comprobante de pago ni reemplaza a la factura, y no lleva numeración. El comprobante sale después, al cobrar.

Podés volver a tocar Reimprimir cuenta las veces que haga falta — si se perdió el papel, si el cliente la quiere ver de nuevo o si se agregó una ronda después de haberla pedido.

La pre-cuenta hay que configurarla antes de usarla, igual que cualquier otro documento que imprimís. Son dos pasos, una sola vez:

Creá una plantilla de tipo Pre-cuenta en Configuración › Documentos y diseñá qué sale en ella.
En la impresora que la va a imprimir, marcá el documento Pre-cuenta y elegí esa plantilla en Plantilla: cada impresora imprime todos sus documentos con su propia plantilla, así que si la pre-cuenta sale por la impresora de las facturas, sale con el diseño de la factura. Desde la caja: en el menú de la caja, sección Impresoras. Desde el panel: en Configuración › Impresoras.

Hasta que no lo hagas, al tocar Pedir cuenta la mesa igual queda marcada —que es lo que el resto del equipo necesita ver— pero no sale ningún papel y te avisamos que falta configurarla ("Ninguna impresora tiene asignado el documento Pre-cuenta — asignáselo en Impresoras"). Sin una impresora configurada, la cuenta tampoco se abre en la ventana del navegador. Si tu negocio no usa pre-cuenta, no configures nada: no se imprime nada. Los demás avisos están en Mensajes de impresión en la caja y qué hacer.

Cobrar la mesa completa

Si nadie pagó todavía nada de esa mesa, cobrala entera: seleccioná la mesa, elegí cobrar el total, y seguí el flujo normal de cobro. Al confirmar el pago, la mesa se cierra sola.

Dividir la cuenta

Si la mesa se paga entre varias personas, tenés tres formas de dividirla:

Por ítems: cada quien paga los productos que consumió.
Monto: montos libres que definís vos (por ejemplo, "500 y 300").
Partes: se reparte el saldo en partes iguales entre la cantidad de personas que indiques.

Si empezaste a cobrar la mesa Por ítems, el resto se cobra por ítems; si empezaste por Monto o Partes, el resto se cobra por monto o por partes. La opción que no corresponde aparece apagada y te dice por qué.

Cada pago parcial genera su propio comprobante. El sistema vuelve a calcular cuánto falta cobrar después de cada pago, así que podés seguir cobrando partes hasta saldar la mesa entera.

Mover y unir mesas

Mover: los clientes se cambian a una mesa libre. Los pedidos pasan a la mesa nueva sin perder nada y la de antes queda libre; la cocina se entera del cambio sin reimprimir la comanda.
Unir: llega un grupo grande y juntás mesas. Abrí el menú de una mesa ocupada, tocá Unir y elegí la otra:
- Si la otra está ocupada, las dos cuentas quedan en una sola (pedidos y pagos parciales incluidos) y las dos mesas siguen ocupadas.
- Si la otra está libre, pasa a ser parte de la misma cuenta y queda ocupada.

En el plano, cada mesa unida dice a cuál está unida (por ejemplo, "Unido a 5"). Pedir, pedir la cuenta, dividir o cobrar desde cualquiera de las mesas unidas es lo mismo: todo va a la misma cuenta. Al cobrarla, se liberan todas las mesas juntas.

Si movés una mesa unida, solo se cambia esa mesa: la cuenta sigue donde estaba. Si movés la mesa que tiene la cuenta, las demás siguen unidas a ella.

No se pueden unir dos mesas que ya tienen pagos parciales hechos con formas de dividir distintas (una por productos y otra por monto o partes iguales): terminá de cobrar una antes.

Asignar un mozo

Podés asignarle un mozo a una mesa. Si lo hacés, solo ese mozo puede tocarla (agregar pedidos, moverla, unirla, pedir la cuenta o cancelarla) — el resto del equipo recibe un aviso de que no tiene permiso. Cobrar y cerrar la mesa quedan siempre disponibles para cualquiera que opere la caja, sin importar el mozo asignado. Una mesa sin mozo asignado la puede operar cualquiera, como siempre.

Mesas sin conexión

Sin conexión, la pantalla de espacios avisa que necesita internet y no muestra el plano, aunque lo tuvieras abierto antes del corte: lo que ves podría no incluir lo que cargó otra caja o un mozo. La caja sigue vendiendo y tomando órdenes nuevas; las mesas vuelven apenas vuelve la conexión.

Con conexión, todo lo que hacés con una mesa se ve en el acto y la comanda se imprime al instante. Si dos cajas tocan la misma mesa al mismo tiempo, no se pierde nada: lo que no se puede aplicar tal cual (por ejemplo, liberar una mesa a la que otra caja le agregó un pedido) queda guardado y marcado Para revisar, y la mesa sigue como estaba.

Preguntas frecuentes

¿Puedo abrir o cobrar una mesa sin conexión? No. Las mesas necesitan conexión para que la cuenta incluya todo lo que cargaron las otras cajas y los mozos. Sin internet podés seguir vendiendo y tomando órdenes nuevas.

¿Puedo empezar a dividir por productos y después cambiar a dividir por monto en la misma mesa? No. Una vez que elegiste una forma de dividir la cuenta, esa mesa sigue con esa misma forma hasta que se cierre. Elegí bien antes del primer pago parcial.

¿Puedo abrir aparte una mesa que está unida a otra? No. Mientras la cuenta a la que está unida siga abierta, esa mesa está ocupada. Se libera al cobrar esa cuenta.

¿Si pido la cuenta por error, se bloquea la mesa? No. Pedir la cuenta imprime el papel y marca la mesa, pero no cierra nada: podés seguir agregando pedidos con total normalidad y volver a imprimirla después.

¿La cuenta que le llevo a la mesa sirve como comprobante? No. Es un detalle de lo consumido para que el cliente lo revise: no tiene numeración ni validez como comprobante de pago. El comprobante se emite al cobrar.

¿Puedo imprimir la cuenta de un pedido que no es de una mesa? Sí. En Caja › Órdenes cada pedido tiene la acción Imprimir cuenta — sirve para mostrador o delivery, donde no hay mesa.