Catálogo y stock
Lotes y vencimientos de los artículos
Si vendés productos que vienen con número de lote y fecha de vencimiento —medicamentos, alimentos, insumos veterinarios— podés hacer que Punto siga cada lote por separado. Sirve para dos cosas: saber qué tenés en existencia de cada lote y con cuánto tiempo vence, y poder responder qué se hizo con un lote determinado si el fabricante pide retirarlo del mercado.
El lote NO cambia cómo se calcula el costo de tus productos: el costo sigue siendo el promedio de lo que pagaste, igual que siempre.
Activar el control de lotes en un artículo
- Entrá a Catálogo › Artículos y abrí el artículo.
- Andá a la pestaña Datos y después a Inventario.
- Prendé Controla lotes.
- Cargá con cuántos días de anticipación querés que se te avise antes del vencimiento. Viene precargado en 30 y podés cambiarlo.
- Guardá.
Los días de aviso se configuran por artículo, uno por uno: no hay un valor general del comercio. Es a propósito, para que un artículo nunca avise en un plazo que no elegiste vos.
Si querés prender el control en muchos artículos de una vez, seleccionalos en el listado de artículos y usá la edición masiva: ahí están los dos campos.
Qué pasa con el stock que ya tenías
Si el artículo ya tenía existencias cuando prendés el control, ese saldo queda agrupado bajo un lote llamado Sin lote, sin fecha de vencimiento. No hace falta que cuentes nada ni que cargues nada para empezar: ese saldo se va consumiendo normalmente a medida que vendés.
Ponerle número y vencimiento al stock que ya tenías
Si sabés de qué lote es la mercadería que quedó en Sin lote, pasala a su lote:
- Abrí el artículo y andá a la pestaña Stock.
- Tocá Pasar a lote.
- Elegí la sucursal y cuántas unidades pasan. Si dejás la cantidad vacía, pasa todo lo que hay en Sin lote.
- Escribí el número de lote como dice el envase y, si tiene, la fecha de vencimiento.
- Tocá Pasar a lote.
La cantidad total y el costo del artículo no cambian: solo cambia de qué lote es ese stock. Si tenés unidades de varios lotes, repetí el paso una vez por lote. Si el número ya existía con otra fecha, queda la fecha original y Punto te avisa.
Cargar el lote al comprar
Desde que el artículo controla lotes, al registrar una compra cada línea de ese artículo pide el número de lote, y opcionalmente el vencimiento.
- Entrá a Compras › Nueva compra.
- Cargá la línea del artículo como siempre.
- Completá el número de lote tal como viene impreso en el envase, y la fecha de vencimiento si la tiene.
- Guardá la compra.
Si el número de lote que cargás ya existía para ese artículo, Punto lo reutiliza en vez de duplicarlo: es el mismo lote físico. Si lo cargás con una fecha de vencimiento distinta a la que quedó registrada la primera vez, la compra se guarda igual y Punto te avisa, para que revises el envase. La fecha original no se cambia sola.
Si el artículo no tiene vencimiento impreso, dejá la fecha vacía: el lote se registra igual.
Los artículos que fabricás
Si producís un artículo que controla lotes, su lote nace solo al completar la orden de producción: el número es el mismo de la orden, y al completarla podés cargarle el vencimiento. No tenés que inventar una numeración aparte.
Cuando vendés
No tenés que elegir el lote en la caja: la caja lo asigna sola al agregar el producto, empezando por el que vence primero. Si el artículo tiene saldo en Sin lote, sale primero de ahí, porque es la mercadería más vieja.
Debajo del nombre de cada producto del carrito ves el lote que se le asignó y cuándo vence.
Cada renglón de la venta sale de un solo lote. Si vendés más unidades de las que quedan en un lote, la caja separa el producto en dos renglones: uno con lo que queda del primer lote y otro con el siguiente. Pasa lo mismo si subís la cantidad de un renglón. El lote queda guardado en la venta: así, si un fabricante retira un lote del mercado, se puede saber a quién se le vendió.
Para repartir por lote la caja consulta el saldo de cada lote, así que necesita conexión. Sin conexión el renglón dice Lote automático: la venta se cobra igual y Punto le asigna el lote que vence primero cuando la venta llega. Si querés, podés elegir el lote a mano desde el renglón.
Cambiar el lote de un renglón
Si entregaste un lote distinto del que asignó la caja:
- Tocá el renglón del producto en el carrito.
- Tocá el lote que aparece debajo del nombre, o andá a Más opciones › Lote.
- Elegí el lote correcto. Podés buscarlo escribiendo el número que dice el envase. Al lado de cada lote ves cuánto queda disponible.
Si elegís un lote que no tiene stock suficiente, la caja te deja igual y lo marca como stock insuficiente.
Si un lote no alcanza
La venta nunca se traba por un lote. Si el lote no tiene stock suficiente —por ejemplo, porque otra caja vendió lo mismo sin conexión—, la venta se guarda igual y ese lote queda en negativo. Lo vas a ver marcado en el reporte de existencias por lote; se corrige con un conteo o con un ajuste.
Las ventas que entran desde tu tienda online se reparten entre lotes por vencimiento: si un lote no alcanza, el pedido lleva un renglón por cada lote, sin que cambie lo que se cobró.
El lote en el ticket
Para que el lote y el vencimiento salgan impresos, agregá los campos Lote y Vencimiento del lote a la plantilla de impresión, en la sección de artículos. Si no los agregás, el ticket sale como siempre.
Devoluciones y anulaciones
Lo que te devuelven vuelve al mismo lote del que salió. Si la venta había salido de dos lotes, la nota de crédito lleva un renglón por lote.
Al anular una venta, cada unidad vuelve a su lote. Lo mismo con las notas de crédito de compra: lo que le devolvés al proveedor sale del lote con el que entró.
Transferencias entre depósitos
En Artículos › Transferencias, cada artículo que controla lotes muestra el lote que se transfiere:
- Automático (vence primero) — viene elegido: Punto manda primero lo que vence antes y, si un lote no alcanza, completa con el siguiente. La transferencia lleva un renglón por lote.
- Si preferís mandar un lote puntual, elegilo en la lista: al lado de cada lote ves su vencimiento y cuánto hay en la sucursal de origen.
El lote llega igual al destino. Si cancelás la transferencia, cada lote vuelve a su lugar.
Mermas y ajustes
Para dar de baja mercadería (vencida, rota, perdida) o ajustar el stock de un artículo que controla lotes, hay que indicar de qué lote se trata:
- En Producción › Registrar merma, en Artículos › Ajustes de stock y en el ajuste de la pestaña Stock del artículo aparece el campo Lote.
- Viene elegido el que vence primero; cambialo si corresponde a otro.
Que un lote venza no lo da de baja solo: la mercadería sigue en tu stock hasta que registres la merma.
Conteo de stock
El conteo sigue siendo por artículo: no hace falta contar lote por lote. Si contás menos de lo que había, la diferencia se descuenta de los lotes empezando por el que vence primero. Si contás más, lo que sobra queda en Sin lote, porque no se sabe de qué lote es.
Producción con insumos que tienen lote
Si un insumo de una receta controla lotes, la orden de producción lo consume sola, empezando por el lote que vence primero y pasando al siguiente si uno no alcanza. No hay ningún paso nuevo al producir.
Ver qué tenés en existencia
Entrá a Reportes › Existencias por lote. Vas a ver una fila por lote con saldo: el artículo, el número de lote, cuándo vence, cuántos días faltan y cuántas unidades te quedan.
Los lotes que ya vencieron o que entraron en el plazo de aviso que configuraste en el artículo aparecen marcados. Los lotes que quedaron en negativo también aparecen, marcados, para que los cuentes o los corrijas. Los lotes que se agotaron no se listan: el reporte muestra lo que tenés, no lo que tuviste.
Preguntas frecuentes
¿El lote cambia el costo o el margen de mis productos? No. El costo de un artículo sigue siendo el promedio de lo que pagaste por él, sin importar de qué lote salió cada unidad. El lote responde dónde está la mercadería y cuándo vence, no cuánto costó.
Compré el mismo lote dos veces, ¿se duplica? No. Si el número ya existe para ese artículo, se suma al lote que ya estaba. Da lo mismo si lo escribís en mayúsculas o en minúsculas.
¿Puedo apagar el control de lotes después de prenderlo? Sí, desde el mismo lugar donde lo prendiste. Lo que ya quedó registrado con su lote no se borra.
¿Qué es "Sin lote"? Es el saldo que el artículo ya tenía antes de que prendieras el control. No tiene vencimiento porque nadie cargó uno, y por eso no genera avisos.
Un lote aparece en negativo, ¿qué hago? Quiere decir que se vendió más de ese lote de lo que el sistema tenía registrado. Pasa si se entregó mercadería de otro lote, o si dos cajas vendieron lo mismo sin conexión. Contá el artículo, o hacé un ajuste que pase las unidades al lote correcto, y el aviso desaparece solo.
¿Puedo cambiar el lote en la caja? Sí. Tocá el renglón del producto y después el lote que aparece debajo del nombre, o Más opciones › Lote.