Contactos y cobranzas

Suscripciones, cuotas y membresías

Una suscripción es lo que un cliente te paga de forma periódica: la cuota del gimnasio, la mensualidad de un curso, el abono de un servicio, la caja semanal de verduras. La cargás una vez y Punto genera la cuota de cada período; la caja la cobra cuando el cliente viene a pagar.

Crear una suscripción

Entrá a Ventas › Suscripciones y tocá Nueva suscripción. También podés crearla desde la ficha del cliente, en Contactos › Clientes: abrí el cliente, pestaña Financiero, bloque Suscripciones, Agregar (el cliente ya viene elegido).
Elegí el cliente y la sucursal donde se va a cobrar. La cuota aparece en las cajas de esa sucursal.
Indicá la frecuencia: cada cuántas semanas, meses o años se cobra. Por ejemplo, "cada 1 mes" es mensual y "cada 2 semanas" es quincenal.
Elegí la fecha del primer cobro.
Elegí cuándo termina:
- Sin fin: se cobra hasta que la des de baja.
- Después de N cobros: por ejemplo, un curso de 6 cuotas.
- Hasta una fecha: no se generan cuotas después de esa fecha.
Agregá los artículos que se cobran en cada cuota, con su cantidad. Ver más abajo cómo se define el precio.
Si querés, sumá una nota y tocá Crear.

Si la fecha del primer cobro es hoy o ya pasó, la cuota de ese período se genera en el momento.

Cómo se calculan las fechas

Cada cuota cae en la misma fecha del período que la primera. Si la suscripción empezó el 10, todas las cuotas mensuales caen el 10.

Si empezó un día que no existe en todos los meses (por ejemplo el 31), en los meses más cortos la cuota cae el último día del mes, y vuelve al 31 en los meses que lo tienen. Lo mismo pasa con el 29 de febrero en las suscripciones anuales.

Precio de lista o precio pactado

En cada artículo podés dejar el precio de dos maneras:

Sin precio pactado (el campo vacío): cada cuota toma el precio del artículo que le corresponde al cliente el día en que se genera, incluida su lista de precios si tiene una. Si subís el precio del artículo, las cuotas siguientes salen con el precio nuevo.
Con precio pactado: la cuota siempre sale con ese precio, aunque el artículo cambie de precio.

También podés cargar un descuento por artículo, que se resta en cada cuota.

Cada cuota guarda su propio total al generarse. Si después editás la suscripción, el cambio vale para las cuotas siguientes; las que ya están generadas no cambian.

Cómo se cobra en la caja

Las cuotas no se cobran solas: se cobran en la caja como cualquier venta.

En la caja, elegí al cliente.
Si tiene cuotas pendientes, la caja te lo muestra sobre el cliente. Un toque las agrega a la venta.
Cobrá como siempre: al contado o a crédito, con el medio de pago que corresponda. La cuota queda marcada como cobrada con esa venta.

Funciona también sin internet: las cuotas pendientes de la sucursal ya están en la caja, así que se cobran y se imprimen igual, y se sincronizan cuando vuelve la conexión. Más sobre esto en Trabajar sin internet.

En Notificaciones vas a ver cada día cuántas cuotas vencen hoy.

La ficha de la suscripción

Desde el listado, tocá una suscripción para abrir su ficha:

Resumen: el total del período, lo pendiente de cobro, el próximo cobro y cuántas cuotas se generaron.
Datos: para editar frecuencia, fin, sucursal, artículos y nota. La fecha del primer cobro ya no se puede cambiar cuando se generó la primera cuota.
Cargos: cada cuota con su período, su vencimiento, su total, si está pendiente, cobrada o anulada, y la venta con la que se cobró.

Pausar y reanudar

Tocá Pausar en la ficha cuando el cliente deja de venir por un tiempo (vacaciones, una lesión). Mientras está pausada no se generan cuotas nuevas. Las cuotas que ya estaban pendientes se pueden seguir cobrando.

Al tocar Reanudar, no se cobra el tiempo pausado: la próxima cuota es la siguiente fecha del calendario desde el día en que la reanudaste.

Dar de baja

Tocá Dar de baja en la ficha, escribí el motivo y confirmá. No se generan más cuotas.

Si tiene cuotas pendientes, el mismo paso te ofrece Anular las cuotas pendientes (viene marcado). Si lo desmarcás, quedan pendientes para cobrarlas en la caja.

Las ventas ya hechas no se tocan. Si alguna hay que devolverla, se anula o se hace una nota de crédito como cualquier venta: ver Anular una venta y emitir una nota de crédito.

Anular una cuota

Si una cuota no se va a cobrar (por ejemplo, la bonificaste), abrí la pestaña Cargos, tocá el menú de esa fila y elegí Anular cuota. Escribí el motivo y confirmá. La cuota deja de aparecer en la caja.

Vincular una venta hecha a mano

A veces el cajero vende el artículo a mano en lugar de cobrar la cuota: por ejemplo, la caja estaba sin internet cuando se generó y la cuota todavía no había llegado. En ese caso:

Abrí la suscripción, pestaña Cargos.
En la cuota pendiente, tocá el menú de la fila y elegí Vincular venta.
Elegí la venta del cliente de la lista (podés buscarla por número) y tocá Vincular.

La cuota queda cobrada con esa venta y deja de aparecer como pendiente.

Si una cuota se cobró dos veces

Puede pasar que dos cajas cobren la misma cuota, por ejemplo si una estaba sin internet. Punto guarda las dos ventas, porque una venta hecha nunca se pierde, y te avisa:

En Notificaciones aparece el aviso de doble cobro.
En la pestaña Cargos de la suscripción, la cuota muestra "Se cobró más de una vez" con el link a la otra venta.

Decidí qué hacer con la venta de más: dejar el importe como saldo a favor del cliente o hacer una nota de crédito.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener varias suscripciones para el mismo cliente? Sí. Cada una tiene su frecuencia, sus artículos y sus cuotas. Las ves todas en la ficha del cliente, pestaña Financiero.

¿Qué pasa si el cliente no viene a pagar? La cuota queda pendiente y se suma al "Pendiente de cobro". Las cuotas siguientes se siguen generando en su fecha; cuando el cliente viene, la caja le muestra todas las pendientes.

¿Puedo cobrar una cuota a crédito? Sí. Se cobra como cualquier venta: si la hacés a crédito, la cuota queda cobrada y el saldo pasa a cuentas por cobrar. Ver Ventas a crédito y cobranzas.

Cambié el precio del artículo, ¿se actualiza la cuota? Si el artículo no tiene precio pactado, sí: las cuotas que se generen desde ese día salen con el precio nuevo. Las que ya estaban generadas mantienen su total.