Contactos y cobranzas
Enviar el estado de cuenta a tus clientes
El estado de cuenta es un link que le mandás a tu cliente para que vea lo que te debe: cada factura a crédito pendiente con su fecha, número, total, lo que ya pagó, el saldo y el vencimiento si tiene, y el saldo total. Lo abre desde el teléfono sin crear una cuenta y lo puede descargar en PDF.
El link muestra siempre la deuda al momento de abrirlo: si el cliente te paga una factura, la próxima vez que abra el mismo link ya no la ve. No hace falta mandarle uno nuevo.
Mandarlo por WhatsApp a un cliente
Desde la ficha del cliente:
- Entrá a Contactos › Clientes y abrí la ficha del cliente.
- Andá a la pestaña Financiero.
- En Facturas a crédito, tocá Enviar por WhatsApp.
Se abre WhatsApp con un mensaje listo para ese cliente: el saludo, el saldo pendiente y el link. Revisalo y envialo vos. En la computadora se abre la aplicación de WhatsApp si la tenés instalada; si no, WhatsApp Web.
También podés hacerlo desde Ventas › Cuentas por cobrar: en la fila del cliente, tocá Enviar por WhatsApp.
En la caja está en la ficha del cliente, pestaña Financiero, con el mismo botón. Necesita conexión: sin internet el botón queda deshabilitado y dice Requiere conexión.
Si el botón está deshabilitado y dice que el cliente no tiene un teléfono válido, cargale el teléfono en la ficha y volvé a intentar.
Mandarlo por email a varios clientes a la vez
- Entrá a Ventas › Cuentas por cobrar.
- Marcá los clientes a los que querés escribirles, y tocá Enviar estado de cuenta por email. Si querés escribirles a todos los que te deben, tocá Enviar a todos por email.
- Revisá el resumen (a cuántos clientes se les va a enviar y cuántos no tienen email cargado) y tocá Enviar.
Cada cliente recibe un email a nombre de tu comercio, con su saldo pendiente y un botón para ver el detalle. Si en Configuración tenés cargado el email del comercio, las respuestas del cliente te llegan a esa casilla.
Al terminar te dice cuántos se enviaron y a cuántos clientes no se les pudo escribir: los que no tienen email cargado y los que ya no tienen saldo pendiente.
Límites del envío por email
- Hasta 100 clientes por envío. Si elegiste más, se envía a los primeros 100 y la misma ventana te ofrece Enviar los siguientes para la próxima tanda.
- Hasta 300 emails por día entre todos los envíos del comercio. Si llegaste al tope, probá de nuevo al día siguiente.
Qué ve tu cliente
- El logo, el nombre y el identificador fiscal de tu comercio.
- Su nombre y su identificador fiscal.
- El saldo pendiente y, si tiene facturas vencidas, cuánto de eso está vencido.
- Cada factura pendiente con fecha, número, total, lo pagado, el saldo y el vencimiento. Las vencidas se marcan.
- Un botón Descargar PDF con el mismo detalle.
No ve el teléfono ni el email que tenés cargados, ni ventas que ya están pagas. Los montos y las fechas salen con la moneda y el formato de tu comercio.
Cambiar el link
Si un link llegó a quien no correspondía, podés cambiarlo: el anterior deja de abrir.
- Entrá a la ficha del cliente, pestaña Financiero.
- Al lado de Enviar por WhatsApp, tocá Cambiar link.
- Confirmá.
Los próximos envíos (por WhatsApp o por email) van con el link nuevo.
Quién puede enviarlo
- En el panel: quien puede ver Cuentas por cobrar o cobrarle al cliente. El envío por email a varios clientes es solo de quien ve Cuentas por cobrar.
- En la caja: la persona que está operando con su PIN, si tiene permiso para cobrar ventas a crédito.
Preguntas frecuentes
¿El link vence? No. Muestra siempre lo que el cliente debe en ese momento. Si querés que deje de abrir, cambialo desde la ficha del cliente.
Le cobré una factura después de mandarle el link, ¿qué ve? Lo que debe ahora: la factura cobrada ya no aparece y el saldo está actualizado.
¿Se le puede mandar a un proveedor? No. El estado de cuenta es solo para clientes con ventas a crédito.
¿Por qué a un cliente no le llegó el email? Revisá que tenga el email bien cargado en su ficha y que tenga saldo pendiente: a quien no debe nada no se le envía. Si el email está bien, pedile que revise la carpeta de correo no deseado.
¿Desde dónde veo cuánto me debe cada cliente? En Ventas › Cuentas por cobrar. Para cómo se vende y se cobra a crédito, mirá Ventas a crédito y cobranzas.