PuntoAyuda

Buscar

Buscar en la ayuda

Compras

Órdenes de compra y recepción de mercadería

Una orden de compra es el pedido que le hacés a un proveedor: qué artículos, cuántos, a qué costo y a qué sucursal los tiene que mandar. La orden en sí no mueve stock ni plata. Cuando la mercadería llega, la recibís contra la orden, línea por línea, y en ese momento se registra la compra con su stock, su costo y su pago o su cuenta por pagar.

El recorrido de una orden

  • Borrador: recién creada. Se puede editar.
  • Enviada: ya se la mandaste al proveedor.
  • Recibida en parte: llegó una parte y falta el resto.
  • Recibida: llegó todo, o la diste por completa.
  • Cancelada: se descartó antes de que llegara algo, con un motivo.

Crear una orden

Hay dos caminos:

A mano:

  1. Elegí el Proveedor y la Sucursal que recibe. Si tenés una sola sucursal, ya viene elegida.
  2. Opcionalmente, cargá la Entrega esperada y una Nota para el proveedor.
  3. En "Artículos" agregá cada producto con su Cantidad. El Costo unitario se completa con el último costo al que lo compraste; cambialo si acordaste otro.
  4. Tocá "Crear orden". Queda en Borrador con su número.

Cada artículo va una sola vez en la orden: si necesitás más, subí la cantidad de su línea. Mientras está en Borrador podés corregirla con "Editar".

Mandársela al proveedor

En el detalle de la orden, tocá "Enviar al proveedor" y elegí:

  • Compartir por WhatsApp: abre WhatsApp con el pedido ya escrito, dirigido al teléfono del proveedor. Lo mandás vos desde tu teléfono.
  • Descargar PDF: baja el pedido en un archivo para mandarlo por correo o por donde prefieras.
  • Imprimir: sale con la plantilla de Orden de compra de tu comercio. Si no tenés una, la opción aparece deshabilitada: creala en Configuración › Documentos, tipo "Orden de compra". Ver Impresoras y plantillas de impresión.

Cualquiera de las tres marca la orden como Enviada. Una orden enviada ya no se edita: si el pedido cambió, cancelala y armá una nueva.

Recibir la mercadería

  1. Abrí la orden y tocá "Recibir mercadería".
  2. En "Factura del proveedor" elegí la Condición (Contado o Crédito). Al contado elegís el Método de pago; a crédito, el Vencimiento. Cargá los datos del comprobante del proveedor.
  3. En "Lo que llegó" cada artículo propone lo que falta recibir. Corregí lo que corresponda:
    • Si llegó menos, escribí lo que llegó. Si no llegó nada, poné 0.
    • Si vino de más, escribí lo que vino.
    • Si el precio de la factura es otro, cambiá el Costo unitario.
    • Si el artículo lleva control de lotes, cargá el número de lote y el vencimiento.
    • Si llegó algo que no estaba pedido, tocá "Llegó algo que no estaba pedido" y agregalo.
  4. Tocá "Confirmar recepción".

Se registra la compra con lo que llegó: suma stock, actualiza el costo y, según la condición, mueve la caja o queda en Cuentas por pagar. La orden queda "Recibida" si llegó todo, o "Recibida en parte" si falta algo. Cuando llegue el resto, la volvés a recibir.

En el detalle de la orden, "Recepciones" muestra cada entrega con un link a su compra.

Si la factura llegó por foto

Si cargaste la factura del proveedor con una foto (ver Cómo registrar una compra), en la revisión del borrador aparece "Orden de compra": elegí la orden que recibe esa factura y tocá "Vincular". Vas a ver qué factura el proveedor contra lo que pediste, artículo por artículo, y si algún precio cambió. Al aprobar el borrador, la compra se registra como la recepción de esa orden.

Cuando lo que falta no va a llegar

Si recibiste una parte y el proveedor avisó que el resto no viene, tocá "Dar por completa" en el detalle de la orden. Pide un motivo. Lo que no llegó vuelve a figurar como pendiente en Reposición, para que lo pidas por otro lado.

Cancelar una orden

"Cancelar orden" descarta una orden en Borrador o Enviada, con un motivo obligatorio. Si ya llegó algo, no se cancela: usá "Dar por completa".

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si anulo la compra de una recepción? Lo recibido en esa compra deja de contar: la orden vuelve a esperar esa mercadería y, si cubría una reposición, esa parte vuelve a estar pendiente.

¿Me puede armar la orden el asistente? Sí. Pedíselo a Punto AI (por ejemplo, "armá una orden a tal proveedor con 20 bolsas de harina"): te muestra lo que va a crear y lo crea en Borrador recién cuando lo confirmás. Mandarla y recibirla lo hacés vos.

¿Quién puede hacer cada cosa? Ver las órdenes, crearlas y mandarlas, y recibir la mercadería son tres permisos distintos. Así, quien descarga el pedido en el depósito puede recibirlo sin poder pedirle nada a un proveedor. Se asignan en Configuración › Roles.