Compras

Aprobaciones de órdenes de pago y de compra

Con las reglas de aprobación decidís quién tiene que aprobar una orden de pago o de compra antes de que siga su camino: por ejemplo, que los pagos de más de cierto monto los apruebe el gerente, o que ninguna orden la apruebe quien la armó. Si no configurás ninguna regla, todo funciona como siempre.

Activar Aprobaciones

1. Entrá a Configuración › Módulos.
2. Buscá Aprobaciones y prendé el interruptor.

Mientras está apagado no se pide ninguna aprobación, aunque haya reglas cargadas.

Crear una regla

1. Entrá a Configuración › Compras.
2. Tocá Nueva regla.
3. Elegí el Documento: orden de pago u orden de compra.
4. Poné un Nombre que diga para qué es, por ejemplo "Pagos grandes".
5. En Cuándo aplica, completá solo lo que necesites. Si dejás todo vacío, la regla aplica a todas las órdenes de ese tipo:
   • Monto desde y Monto hasta, en tu moneda.
   • Sucursales: solo las órdenes de esas sucursales.
   • Rol de quien pide: solo si la orden la armó alguien con ese rol.
   • Centros de costo (órdenes de pago): si alguna de sus facturas es de ese centro.
   • Proveedores: solo las órdenes de esos proveedores.
6. En Quién aprueba, armá los pasos en orden. Cada paso lo aprueba:
   • Una persona: un usuario puntual.
   • Alguien con un rol: cualquier persona con ese rol.
   • Cualquiera con permiso de aprobar: cualquiera que tenga el permiso de aprobar ese documento.
7. Por defecto, quien armó la orden no puede aprobar su propio paso. Si querés que sí pueda (por ejemplo, el dueño que arma y aprueba solo), tildá Puede aprobar quien la pidió en ese paso.
8. Tocá Guardar.

Varias reglas

Se aplica una sola regla por orden: la primera activa que cumple, según la Prioridad (el número más bajo va primero). Por ejemplo, una regla de prioridad 10 para pagos desde un monto alto con dos pasos, y otra de prioridad 20 sin condiciones con un paso, para todo lo demás.

Para dejar de usar una regla sin borrarla, apagá Activa.

Cambiar o borrar una regla no afecta las órdenes que ya están esperando aprobación: siguen con la regla con la que se pidieron.

Enviar una orden a aprobación

• Orden de pago: abrí la orden en Compras y Gastos › Órdenes de pago y tocá Enviar a aprobación. La orden queda En aprobación hasta que se aprueben todos los pasos. Si ninguna regla aplica, te avisa que no necesita aprobación y se aprueba como siempre.
• Orden de compra: abrí la orden en Compras y Gastos › Órdenes de compra y tocá Enviar a aprobación. Si una regla aplica, queda En aprobación; si no, pasa directo a enviada y ya la podés mandar al proveedor.

Mientras espera aprobación, una orden de compra no se manda al proveedor ni se recibe.

Aprobar o rechazar

Cuando te toca aprobar, te llega un aviso en las notificaciones y lo ves en Requiere atención del inicio. En los listados de órdenes, el filtro Aprobación › Por aprobar muestra solo las que te tocan.

1. Abrí la orden. En el bloque Aprobación ves cada paso: quién lo aprueba, quién lo aprobó, cuándo y con qué comentario.
2. Si el paso actual es tuyo, tocá Aprobar (podés dejar un comentario) o Rechazar.
3. Para rechazar tenés que escribir el Motivo.

Al aprobar el último paso, la orden sigue su camino: la orden de pago queda Aprobada y lista para ejecutar el pago; la orden de compra queda Enviada, lista para mandársela al proveedor.

Al rechazar, la orden vuelve a Borrador y quien la armó recibe un aviso con el motivo. Puede corregirla y volver a enviarla.

Si editás una orden que espera aprobación

Si cambiás el monto de una orden que está esperando aprobación (o, en una orden de pago, facturas de otro centro de costo), la aprobación se vuelve a pedir desde el primer paso, con las reglas de hoy. Cambiar solo la nota no la vuelve a pedir.

Preguntas frecuentes

¿Una regla le da permiso de aprobar a alguien que no lo tiene? No. Para aprobar sigue haciendo falta el permiso de aprobar órdenes de pago o de gestionar órdenes de compra. La regla elige quién, entre los que tienen ese permiso, aprueba cada orden.

Antes tenía prendido "Exigir un segundo aprobador". ¿Qué pasó? Esa opción ahora es una regla: la encontrás en Configuración › Compras como "Segundo aprobador", con la herramienta Aprobaciones ya activa. Funciona igual: quien arma la orden de pago no la aprueba.

¿Puedo preguntarle al asistente qué tengo por aprobar? Sí. Punto AI te dice qué órdenes te tocan aprobar. Aprobar y rechazar lo hacés vos en la orden.

Apagué Aprobaciones y había órdenes esperando. ¿Qué pasa? Las que ya estaban esperando se siguen aprobando o rechazando desde su bloque Aprobación. Las nuevas no piden aprobación.