Compras

Órdenes de pago a proveedores

Una orden de pago es el documento que autoriza pagarle a un proveedor. Agrupa una o varias de sus facturas de compra a crédito que tienen saldo, pasa por una aprobación y recién después se ejecuta el pago. Sirve para que el pago a proveedores tenga un paso de control: quien arma la orden no necesariamente es quien decide pagar.

Las órdenes de pago trabajan sobre compras a crédito ya registradas. Si todavía no cargaste la compra, empezá por Cómo registrar una compra.

El recorrido de una orden

Cada orden pasa por estos estados:

Borrador: recién creada. Se puede editar.
Aprobada: alguien con permiso autorizó el monto. Todavía no se movió plata.
Pagada: se ejecutó el pago y se emitió el recibo.
Cancelada: se descartó, con un motivo.

Crear una orden de pago

Entrá a Compras y Gastos › Órdenes de pago y tocá "Nueva orden".
En "Datos de la orden", elegí el Proveedor y la Sucursal. Opcionalmente cargá la Fecha de pago propuesta y una Nota.
En "Facturas pendientes" aparecen las compras a crédito de ese proveedor que tienen saldo. Tildá las que entran en esta orden.
En la columna "A pagar" se propone el saldo completo de cada factura. Si vas a pagar una parte, escribí el monto. No puede superar el saldo.
Tocá "Crear orden". La orden queda en Borrador con su número.

Mientras está en Borrador podés corregirla desde su detalle con "Editar".

Aprobar la orden

Abrí la orden desde el listado.
Tocá "Aprobar" y confirmá.

Aprobar autoriza el desembolso por el total de la orden, pero no mueve plata: el pago se ejecuta en un segundo paso.

Si querés que quien arma una orden no pueda aprobarla él mismo, prendé "Exigir un segundo aprobador en las órdenes de pago" en Configuración › POS, sección "Pagos a proveedores". Con esa opción, la orden la aprueba otra persona.

Ejecutar el pago

En una orden Aprobada, tocá "Ejecutar pago".
Elegí el Medio de pago. Si el medio lo pide, completá su identificador (por ejemplo, el número de cheque).
En "Comprobante del proveedor" podés cargar los datos del comprobante que te entregó el proveedor por ese pago.
Opcionalmente, agregá una Nota del pago.
Confirmá.

Se emite un solo recibo por el total de la orden, imputado a todas sus facturas, y el saldo de cada una baja en lo pagado. El medio de pago se elige recién en este paso: la orden autoriza el monto, no la forma de pagarlo. Una vez pagada, "Ver recibo" te lleva al detalle del pago.

Cancelar una orden

Desde el detalle, "Cancelar orden" la descarta. Pide un motivo obligatorio, que queda a la vista en la orden junto con quién la canceló y cuándo. Se pueden cancelar órdenes en Borrador o Aprobadas; una orden Pagada ya no.

Cuando el saldo de una factura cambió

Si entre que se armó la orden y el momento de aprobarla o pagarla una factura se pagó por otro lado, recibió una nota de crédito o se anuló la compra, la orden muestra un aviso y no se puede aprobar ni ejecutar. En ese caso cancelala y armá una nueva con los montos de hoy.

Imprimir y consultar

Imprimir genera una hoja con el proveedor, las facturas, los montos y quién creó, aprobó y pagó la orden, para archivar o hacer firmar.
El listado se puede filtrar por Estado, por Proveedor y por rango de fechas, y buscar por proveedor, sucursal o número.

Quién puede hacer cada paso

Hay tres permisos separados, que se asignan por rol en Configuración › Roles: "Ver órdenes de pago", "Crear órdenes de pago" y "Aprobar órdenes de pago". Para ejecutar el pago hace falta, además de poder aprobar, el permiso "Gestionar finanzas".

Preguntas frecuentes

¿Puedo pagarle a un proveedor sin armar una orden de pago? Sí. La orden de pago es un paso de control opcional, pensado para cuando querés que alguien autorice antes de pagar. Las compras a crédito pendientes las ves en Compras y Gastos › Cuentas por pagar.

¿Una orden puede incluir facturas de varios proveedores? No. Cada orden es de un solo proveedor.

¿Puedo pagar solo una parte de una factura? Sí. Al armar la orden, escribí en "A pagar" el monto parcial. El resto queda como saldo pendiente de esa factura.

No veo el botón "Ejecutar pago". La orden tiene que estar Aprobada, y tu rol necesita el permiso para aprobar órdenes y el de gestionar finanzas.