Facturación electrónica

Emitir, consultar y entregar el comprobante electrónico

Este artículo aplica a comercios en Paraguay con la facturación electrónica ya activada (ver Qué es la facturación electrónica y qué necesitás). Cubre el día a día: qué pasa al cobrar una venta, cómo revisar si el comprobante quedó bien ante SIFEN, qué hacer si lo rechaza y cómo le llega el comprobante al cliente.

Cómo se emite

Toda venta que lleva número de factura genera su Documento Electrónico (DE) y se envía a SIFEN sola, al cobrar. El cajero cobra como siempre. Si el cliente no se identifica, la factura sale a nombre de consumidor final (innominado), dentro del monto que permite SIFEN.

Si no querés emitir factura legal en una venta, cobrala con el comprobante Interno: tiene su propia numeración y no tiene valor fiscal.

Si una venta quedó sin emitir, la podés emitir a mano:

1. Abrí la venta desde Ventas › Transacciones.
2. Hacé clic en Emitir factura electrónica.

El botón solo aparece en ventas al contado o a crédito que todavía no tienen su documento, y requiere el permiso de facturación electrónica. No hay riesgo de emitir dos veces por apretarlo de más.

Cómo consultar el estado

En el detalle de la venta, en el panel y en la caja (Menú › Transacciones), con o sin cliente cargado, vas a ver:

• Factura electrónica, con su estado (por ejemplo Aprobada por SIFEN, Enviada, SIFEN todavía no confirmó o Anulada) y el CDC (el código de identificación del documento) completo.
• SIFEN rechazó la factura electrónica, con el motivo que informó SIFEN y el CDC.

Con el CDC podés buscar el documento en SIFEN y ver su estado allá.

Todos los documentos juntos están en Integraciones › Facturación Electrónica, tarjeta Documentos. Ahí podés filtrar por estado y fechas. Los estados más comunes:

• Aprobado por SIFEN: el comprobante es válido.
• Emitido — sin confirmar: salió, pero SIFEN todavía no dio su veredicto.
• Rechazado por SIFEN: SIFEN no lo aceptó.
• Error: algo impidió la emisión antes de llegar a SIFEN.
• Pendiente o Enviando: está en proceso.
• Reemplazado: fue un documento rechazado que ya se corrigió con uno nuevo.
• Cancelado: el documento se anuló ante SIFEN.

Punto revisa el veredicto de SIFEN solo cada 10 minutos. Si no querés esperar, usá Reconciliar con SIFEN.

Si SIFEN rechaza un comprobante

Un documento rechazado no se reenvía tal cual: se corrige el dato que SIFEN objeta y se emite un documento nuevo.

1. En la tarjeta Documentos, abrí el menú del documento rechazado y elegí Corregir y emitir de nuevo.
2. Leé el Motivo del rechazo y la sección Qué corregir. Cuando el problema está en los datos del cliente o en el timbrado de la caja, vas a ver un botón que te lleva directo a la ficha del cliente o a las cajas de la sucursal.
3. Corregí el dato y volvé a esta pantalla.
4. Hacé clic en Emitir de nuevo.

Se emite un documento nuevo, con número nuevo, y el rechazado queda como registro marcado "Reemplazado". Los montos y los artículos de la venta no se tocan: solo se corrigen los datos fiscales.

Mientras tanto, al cliente no se le avisa del rechazo ni puede descargar ese documento: en su página de consulta ve que el comercio está regularizando la factura.

La acción Reintentar es otra cosa: solo aparece en documentos con estado Error, que nunca llegaron a SIFEN.

Cómo le llega el comprobante al cliente

• Por email, automático: cuando SIFEN aprueba el documento, si el cliente de la venta tiene email cargado en su ficha, Punto le envía el KuDE en PDF junto con el enlace para consultarlo en línea. Si no tiene email, no pasa nada: el comprobante sigue disponible por los otros medios.
• Por email, a pedido: en la tarjeta Documentos, en un documento aprobado, elegí Enviar por email. Podés usar la dirección del cliente o escribir otra (por ejemplo, la de su contador) y hacer clic en Enviar. La columna Entrega muestra si se envió, si está en cola o si no se pudo enviar.
• Por WhatsApp, a pedido: en Ventas › Transacciones, en el menú de la fila o en el detalle de la venta, elegí Enviar por WhatsApp. En la caja está en el menú del detalle de la transacción. Se abre WhatsApp con un mensaje listo que incluye el número del comprobante, el total y el enlace a la página de la compra, donde el cliente descarga la factura; solo tenés que enviarlo. Si el cliente tiene teléfono cargado se abre su chat; si no, WhatsApp te deja elegir el contacto. Se puede enviar aunque el documento esté en proceso o no se haya podido emitir: en ese caso la página le dice al cliente que el comprobante no está disponible y que lo consulte con el comercio, sin más detalles. Ver La página de la compra. En el teléfono o la tablet se abre la app de WhatsApp; en la computadora se abre WhatsApp de escritorio si lo tenés instalado y, si no, WhatsApp Web en una pestaña nueva.
• Al cobrar, desde la caja: en la pantalla de venta confirmada (la del vuelto), debajo de Imprimir y Nueva venta, tocá Compartir (o apretá la tecla C) y elegí WhatsApp u Otro medio. Otro medio abre las opciones para compartir de tu equipo (correo, mensajes, otras apps); si tu equipo no las tiene, aparece Copiar link y el enlace queda copiado para pegarlo donde quieras. El botón se puede usar apenas la venta queda registrada, sin esperar a que la factura termine de procesarse: lo que se comparte es la página de la compra, que muestra la factura cuando está lista. Solo está apagado si la caja cobró sin conexión al servidor; en ese caso podés enviarla después desde el detalle de la venta.
• Descargar el KuDE: desde el detalle de la venta, Descargar KuDE te da el PDF con la representación del comprobante y su código QR, para imprimir o mandar por otro medio. No aparece si SIFEN rechazó el documento.
• Descargar el XML: el XML firmado es el documento oficial que el comercio tiene que guardar. Se descarga desde el detalle de la venta, el menú de la fila o la tarjeta Documentos, y el mes entero con Descargar XML del mes. Ver Guardar los XML de tus facturas electrónicas.
• Página de la compra: cada venta tiene una página propia donde el cliente ve el detalle de su compra y, en la parte de la factura electrónica, el estado del documento, lo descarga con Ver documento (PDF) y lo valida con Verificar en la SET. Para que el ticket lleve el QR a esa página, agregá el bloque QR de la compra en la plantilla que imprimís (las plantillas listas de factura ya lo traen; la de recibo no, así que si imprimís con ella, agregalo desde el editor). Ver Impresoras y plantillas de impresión.

Anular una venta ya facturada

Si la venta tiene que anularse, hacelo con Anular venta desde su detalle: Punto cancela también el documento electrónico ante SIFEN. Ver Anular una venta y emitir una nota de crédito. La acción Cancelar de la tarjeta Documentos anula solo el documento fiscal, pide un motivo y no se puede deshacer.

Preguntas frecuentes

El ticket salió sin el CDC ni el QR de la factura electrónica. Si el documento electrónico todavía no estaba listo cuando se imprimió el ticket (por ejemplo, la venta se hizo sin internet o el envío tardó), el primer ticket sale sin esos datos y sin la leyenda. Cuando el documento ya existe, reimprimilo desde Transacciones y sale completo. Para que salgan, la plantilla tiene que tener esos bloques (ver Plantillas de impresión).

¿El ticket que imprime la caja ya es la factura electrónica? No necesariamente. El ticket es un comprobante de la operación; el documento fiscal es el DE, y su representación oficial es el KuDE, que el cliente recibe por email, descarga desde la página de consulta o le imprimís a pedido.

Un cliente perdió su comprobante. ¿Qué hago? Buscá la venta en Ventas › Transacciones y descargá el KuDE de nuevo, o reenviáselo con Enviar por email. No hace falta emitir nada.

¿Punto envía el WhatsApp por mí? No. Enviar por WhatsApp (o Compartir › WhatsApp al cobrar) te abre el chat con el mensaje armado y lo enviás vos, desde tu WhatsApp.

Cargué el email del cliente después de la venta. ¿Le llega igual? El envío automático ya no se dispara, pero podés mandárselo con Enviar por email.

¿Puedo corregir un comprobante que salió con un dato mal? Si SIFEN lo aprobó, la emisión ya hecha no se edita: las correcciones se hacen con la anulación o la nota de crédito. Si SIFEN lo rechazó, usá Corregir y emitir de nuevo.